Jakarta, Virenial.com – Microsoft Excel adalah salah satu aplikasi yang wajib dikuasai khususnya bagi orang yang berprofesi sebagai admin, baik administrasi perkantoran maupun administrasi pada bidang lain.
Dengan adanya produk buatan Microsoft ini, tentu akan memudahkan kita dalam mengolah data dengan super cepat.
Beberapa pekerjaan mengolah data diantaranya membuat, mengedit, mengurutkan, menganalisis, meringkas data, melakukan perhitungan aritmatika dan statistika, membantu mengelola soal-soal logika dan matematika, sampai membuat bermacam grafik dan diagram.
Tak heran jika Ms. Excel menjadi pioneer spreadsheet dalam dunia perkantoran, karena banyaknya rumus serta formula yang disediakan, tentunya Excel sangatlah bermanfaat untuk menyelesaikan pekerjaan kita sehari-hari.
Mengingat banyaknya data dan berbagai sheet yang tersedia maka, maka rumus Excel setidaknya bisa membantu produktivitas kerja kita, sehingga terlihat lebih rapi dan terstruktur.
Tidak dapat dipungkiri memang, tidak hanya profesi yang berbau administrasi saja yang menggunakan dan membutuhkan Ms.Excel, namun hampir semua pekerjaan di bidang akuntansi serta keuangan, industri, statistik dan penelitian, dan bidang lainnya juga menggunakan perangkat lunak ini.
Saat seorang admin misalnya ingin melakukan pengolahan data, maka perlu menggunakan rumus atau formula untuk menyelesaikan pekerjaannya.
Biasanya, kemampuan dasar dalam menggunakan Microsoft Excel selalu menjadi persyaratan wajib dalam setiap job requirements, yang ditetapkan oleh perusahaan pelamar kerja dengan menguasai berbagai rumus dasar excel di dunia kerja.
Baca juga : Cara Membuat Grafik di Excel
Karena setiap profesi admin dengan latar belakang industri yang berbeda-beda, tentunya mempunyai penggunaan rumus excel yang berbeda pula.
Nah, berikut ini kami akan bagikan beberapa cara belajar Excel untuk admin yang bisa dipelajari dan diterapkan, agar kemampuan Anda dalam menguasai rumus semakin terasah.
Cara menggunakan Rumus SUMIF & SUMIFS
Cara belajar Excel untuk admin gudang adalah salah satu posisi yang bertugas untuk membuat laporan gudang.
Laporan gudang ini biasanya berisi tentang stok akhir dan mutasi barang yang terjadi pada gudang tersebut.
Para admin gudang biasanya menggunakan rumus SUMIF & SUMIFS untuk menyelesaikan pekerjaannya, saat menyusun laporan tersebut. Penggunaan rumus SUM sebenarnya sudah umum, khususnya oleh orang yang sudah lama menjadi admin gudang.
Tetapi, rumus SUMIF & SUMIFS ini pastinya berbeda dengan rumus SUM pada umumnya, karena rumus SUMIF bisa digunakan untuk menjumlahkan deretan angka dengan syarat , berbeda kolom dengan angka yang akan dijumlahkan, namun dapat digabungkan menjadi 1.
Contohnya, dalam laporan persediaan barang, Anda hanya akan menjumlahkan 1 jenis barang saja dari beberapa barang yang ditampilkan pada laporan tersebut, maka pada kasus ini Anda bisa menggunakan Fungsi SUMIF.
Untuk menggunakan Fungsi SUMIF, ada tiga argumen yang harus diisi sebagai syarat untuk melakukan penjumlahan, diantaranya range, criteria dan sum_range.
Contohnya, saat seorang admin gudang akan melakukan penjumlahan dengan lebih dari satu tanggal mutasi barang dengan syarat kode barang yang diinginkan.
Baca juga : Cara Membuat Tabel di Excel
Cara Belajar Excel untuk Admin Keuangan
Cara belajar Excel untuk admin selanjutnya adalah admin keuangan yang memiliki tugas menyusun laporan dan arus keuangan yang terjadi dalam sebuah bisnis atau perusahaan.
Admin keuangan biasanya menggunakan beberapa rumus untuk menyusun laporan tersebut, diantaranya INDEX dan IFERROR.
Rumus Index berfungsi untuk mencari sebuah data dalam range, Tabel atau Cells tertentu.
Rumus ini juga bisa digunakan untuk mencari data/mengelompokan suatu laporan keuangan perusahaan.
Contohnya, perusahaan mempunyai cabang di beberapa Kota, maka untuk mencari data yang dibutuhkan, Anda bisa menggunakan Rumus Index.
Adapun rumus IFERROR digunakan untuk mencari nilai tertentu, bila rumus excel yang Anda menghasilkan nilai ERROR dan cara penggunaannya pun hampir sama dengan penggunaan rumus IF.
Penggunaan rumus INDEX dan IFERROR biasanya digunakan pada nota penjualan barang, kredit barang, arus keluar masuk barang dan slip gaji karyawan.
Baca juga : Cara Membuat Hyperlink di Excel
Cara menggunakan Rumus HLOOKUP dan VLOOKUP
Cara belajar Excel untuk admin selanjutnya adalah untuk para sales menggunakan rumus VLOOKUP dan HLOOKUP.
VLOOKUP dan HLOOKUP sendiri adalah rumus yang paling sering digunakan untuk melihat data secara vertikal dan horizontal.
Berbeda dengan rumus LOOKUP yang bisa mencocokkan data teks ataupun numerik, sedangkan VLOOKUP dan HLOOKUP khusus digunakan untuk mencocokkan data numerik saja.
Rumus VLOOKUP dan HLOOKUP termasuk rumus yang sangat kompleks digunakan, khususnya untuk rumus LOOKUP yang sangat sederhana.
VLOOKUP sendiri berfungsi untuk mencari dan membandingkan data pada tabel referensi secara vertikal, dengan berpatokan pada data yang ada di kolom paling kiri.
Sedangkan HLOOKUP berfungsi untuk mencari dan membandingkan data secara horizontal dengan mengacu pada data baris paling atas.
Rumus ini sangat membantu Anda saat mengerjakan dan menggabungkan 2 data yang berbeda, tetapu menggunakan dasar referensi yang sama.
Selain bisa digunakan oleh para sales, ternyata rumus Excel VLOOKUP dan HLOOKUP bisa juga digunakan oleh beberapa profesi lainnya.
Namun, penggunaan rumus ini sangat tricky, karena membutuhkan tabel referensi sebagai pedoman untuk mengambil keputusan kriteria TRUE atau FALSE pada sebuah data.
Rumus Excel VLOOKUP dan HLOOKUP juga biasa digunakan untuk membuat laporan penjualan, penentuan harga baik sebelum ataupun sesudah diskon, kode barang, bonus penjualan, target penjualan dan lain sebagainya.
Baca juga : Cara Membuat Aplikasi Sederhana di Excel
Cara menggunakan Rumus Excel Dasar IF
Cara belajar Excel untuk admin yang terakhir adalah yang berprofesi sebagai admin perkantoran menggunakan rumus dasar IF.
Rumus IF sendiri adalah sebuah rumus yang sudah familiar dan sangat berguna dalam pengambilan keputusan.
Rumus IF ini juga termasuk salah satu fungsi Excel yang sering digunakan untuk melakukan uji logika sederhana terhadap sebuah data.
Penggunaan rumus IF Excel ini bertujuan untuk melakukan validasi data terhadap uji logika tertentu agar menghasilkan nilai TRUE atau FALSE.
Sedangkan fungsi IF adalah untuk menjalankan pengujian logika dan mengembalikan satu nilai untuk hasil yang BENAR dan nilai lainnya untuk hasil yang SALAH.
Contohnya, untuk bisa “lulus” skor di atas 70: = IF (A1> 70, “Lulus”, “Gagal”). Anda harus percaya, jika IF adalah hukum mutlak yang harus dikuasai karena akan sering dijumpai pada kasus yang sama nantinya.
Selanjutnya, rumus IF juga digunakan untuk menjalankan tes logika dan mempunyai reaksi berbeda, tergantung dari hasilnya, apakah BENAR atau SALAH.
Demikian beberapa cara yang bisa diterapkan, jika ingin belajar menjadi seorang admin menggunakan Excel.
Materi yang kami bagikan memang belum lengkap, tetapi setidaknya bisa menambah pengetahuan dasar Anda tentang Excel.
Jika pengetahuan dasarnya sudah diketahui, maka untuk yang lainnya bisa mengikuti. Semoga bermanfaat dan selamat mencoba.
