Jakarta, Virenial.com – Absensisi dan presensi adalah salah satu data yang penting bagi sekolah atau perusahaan untuk menilai kinerja karyawan ataupun siswa.
Salah satu tools yang bisa digunakan untuk merekam data presensi karyawan atau siswa adalah Google Classroom.
Meskipun Google Classroom adalah salah satu produk yang dibuat oleh Google untuk mendukung proses pembelajaran, namun layanan ini juga bisa dimanfaatkan oleh umum.
Karena Google Classroom mempunyai berbagai fitur pendistribusian materi ajar, pengumpulan dan penilaian tugas serta presensi.
Presensi kehadiran melalui Google Classroom ini pastinya menawarkan berbagai kemudahan perekapan data nantinya.
Presensi dan absensisi biasanya akan dijadikan sebagai salah satu bahan evaluasi penting bagi sebuah instansi atau perusahaan untuk melihat produktivitas karyawan atau selama rentang waktu tertentu.
Mengingat presensi bisa berdampak langsung pada nilai atau jumlah gaji seta hak-hak penghargaan lainnya bagi para karyawan atau siswa.
Mencatat presensi menggunakan catatan berbasis kertas pastinya akan lebih sulit dan lebih rentan akan kesalahan, belum lagi risiko kerusakan serta kehilangan data.
Meskipun pencatatan manual memiliki banyak kekurangan, namun belum semua perusahaan atau instansi pendidikan mempunyai sistem absensisi online.
Disinilah Google Classroom bisa dimanfaatkan. meskipun sejatinya sistem yang dibuat Google ini ditujukan untuk mendukung proses belajar mengajar, namun bisa juga memanfaatkan fitur yang dimilikinya sebagai alternatif cara absensisi online.
Nah, berikut ini kami bagikan cara membuat absensi di Google Classroom yang bisa diterapkan.
Kelebihan Membuat Absensi di Google Classroom
Perlu kiranya Anda mengetahui beberapa keuntungan yang akan didapatkan bila menggunakan Google Classroom.
Karena platform daring ini menawarkan beberapa keuntungan yang mungkin akan membuat Anda semakin yakin untuk menggunakannya dan berikut ini ulasannya:
1. Proses Absensi Lebih Mudah
Data karyawanatau siswa bisa disimpan lebih dahulu sebagai peserta kelas, sehingga mereka tinggal mengisi presensi menggunakan akun masing-masing dan tidak perlu memasukkan nama secara manual lagi, karena sudah tercatat.
Proses ini pastinya lebih memudahkan dan tidak membuat orang yang gagap teknologi sekalipun akan kesulitan.
2. Waktu Absensi Lebih Singkat
Proses presensi menggunakan Google Classroom pastinya tidak memerlukan waktu yang lama, bahkan tidak sampai satu menit, per orang bisa memasukkan kehadirannya.
Karyawan atau peserta tinggal memasukkan opsi kehadiran mereka, dan jika tidak mengisi maka secara otomatis dicatat alpa.
3. Hasil Absensi Secara Real-time
Google Classroom adalah platform daring, sehingga hasil presensi atau absensi pun akan dilakukan secara real-time.
Anda bisa mengecek siapa saja yang sudah atau belum mengisi absensinya pada jadwal yang ingin Anda lihat, karena datanya bisa ditarik kapan saja Anda mau.
4. Laporan Absensi Lebih Rapi
Terdapat beberapa pilihan tampilan laporan absensisi yang disediakan oleh Google Classroom dan semuanya rapi dan memanjakan visual, sehingga data pun aakan lebih akurat dan mudah dibaca.
5. Data Absensisi Bisa Diunduh dengan Mudah
Data-data presensi yang telah dimasukkan ke Google Classroom bisa dengan mudah diunduh dan direkap setelah beberapa waktu untuk proses evaluasi yang Anda butuhkan.
6. Proses Penyimpanan Data Absensi Lebih Baik
Bentuk buku absensidi digital yang ditawarkan oleh Google Classroom pastinya akan membuat penyimpanan data lebih baik.
Karrena data tersimpan di server Google yang tentunya lebih aman, bila dibandingkan dengan buku kertas atau server sendiri, yang mungkin saja tidak mampu menampung data dalam jumlah banyak.
Cara Membuat Absensi di Google Classroom
Sedangkan cara membuat absensi di Google Classroom secara online ini tidak sulit, Anda cukup ikuti langkah-langkah di bawah ini:
- Pastikan Anda telah mempunyai akun Google. Jika belum, maka bisa mendaftar melalui beberapa langkah mudah di Google.com.
- Kemudian buka Google Classroom dan Anda bisa menggunakan versi Web di alamat (https://classroom.google.com) atau mengunduh versi Android di Playstore. Keduanya menawarkan fungsi yang sama, namun ada sedikit berbeda di tampilannya saja.
- Selanjutnya klik tombol “Create Classroom” bila Anda belum membuat kelas, dan bisa mengisinya dengan nama yang diinginkan, misalnya nama perusahaan atau sekolah.
- Setelah masuk ke dalam kelas, Anda bisa klik “Tugas Kelas” lalu klik tombol “Create +” untuk menambahkan topik presensi, kemudian pilih opsi “Topik”,.
- Isikan judul topik presensi yang sesuai kemudian klik tombol “Tambahkan” dan untuk membuat absensi online, silahkan kembali klik tombol “Create +” lalu pilih opsi “Pertanyaan”.
- Pada kolom pertanyaan, Anda bisa tuliskan “ABSENSI” dan ubah dropdown opsi jenis pertanyaan menjadi “Pilihan Ganda”.
- Anda bisa tulis opsi seperti “Hadir”, “Izin”, dan “Sakit”, pada bagian opsi jawaban pertanyaan. Anda tidak perlu menambahkan opsi “Alpa” karena karyawan atau siswa yang tidak mengisi pertanyaan ini akan otomatis dianggap alpa.
- Pada bagian poin, silahkan pilih “Tidak dinilai” dan pada kolom tenggat waktu, Anda bisa mengatur kapan waktu yang diperbolehkan untuk pengisian absensi.
- Anda bisa menyimpannya dengan menekan tombol “Tanyakan”, jika semua kolom sudah terisi.
- Absensi pada Google Classroom sudah selesai dibuat dan bisa diisi oleh karyawan atau siswa.
- Agar bisa mengisi absensi di kelas yang sudah dibuat, maka pastikan akun karyawan atau siswa sudah didaftarkan pada kelas yang dibuat tersebut.
Demikian cara yang bisa diterapkan, bila ingin membuat absensi di layanan Google Classroom secara online.
Tidak sulit bukan cara untuk membuat absensisi Google Classroom di atas, karena Anda hanya perlu melakukan beberapa langkah saja. Semoga bermanfaat dan selamat mencoba.
