Jakarta, Virenial.com – Google Sheets adalah aplikasi milik Google yang bermanfaat untuk menunjang dan memudahkan pekerjaan penggunanya.
Walaupun demikian, nyatanya masih ada beberapa orang mungkin masih belum memahami tentang cara membuat dan Google Sheets dengan baik dan benar.
Google Sheets atau biasa disebut dengan Google Spreadsheet ini biasanya digunakan dalam penghitungan, membuat dokumen dan aktivitas kantor lainnya.
Karena di dalam aplikasi ini, terdapat sebuah kolom dan baris yang bentuknya hampir sama seperti Microsoft Excel.
Tak heran jika aplikasi ini cukup digemari, karena disebut sangat fungsional namun tetap mudah digunakan.
Pasti penasaran kan bagaimana cara menggunakan Google Sheet? Untuk menjawab rasa penasaran tersebut, berikut ini kami bagikan cara membuat Google Sheet yang bisa dipelajari dan diterapkan.
Mengenal Istilah-Istilah di Google Sheets
Sebelum mulai menggunakan dan membahas cara membuat Google Sheets, ada baiknya untuk mengetahui beberapa istilah yang sering digunakan di dalam tools ini, diantaranya:
- Column artinya sel vertikal.
- Row artinya sel horizontal.
- Cell artinya satuan kotak yang ada di dalam Google Sheet.
- Function artinya operasi internal di dalam Google Sheet yang bisa digunakan untuk menghitung cepat, dan keperluan lainnya.
- Formula artinya rumus yang bisa membuat hasil tertentu dari cell, column dan row.
Cara Membuat Google Sheet
Untuk memulai proses pembuatab Google Sheet, pastikan terlebih dahulu jika Anda sudah mempunyai akun Google.
Adapun cara membuat Google Sheet dengan membuka dokumen baru seperti berikut ini:
1. Log in Google Drive
Untuk langkah pertama, Anda bisa log in ke Google Drive terlebih dahulu kemudian klik tombol ‘New’ yang ada di pojok kiri lalu pilih Google Spreadsheet.
2. Masuk ke Situs
Setelah itu, Anda bisa langsung masuk ke situs Google Spreadsheet dan pastikan sudah log in ke akun Google, agar bisa langsung masuk ke tampilan utama Google Sheets.
3. Ganti Nama file
- Setelah berhasil masuk ke halaman Google Sheets, Anda bisa mengubah nama file-nya terlebih dahulu, dengan cara klik “Untitled Spreadsheet” yang ada di pojok kiri atas.
- Dengan mengubah nama file, maka akan memudahkan Anda dalam mencari file yang dibutuhkan nantinya.
4. Menambahkan Row, Column dan Diagram
Anda juga bisa menambahkan row atau column jika memang dibutuhkan dengan cara klik “Insert” yang ada di menu Pilihan, kemudian pilih Row atau Column yang akan ditambahkan.
Penambahan row, column dan diagram juga bisa dilakukan secara otomatis yakni dengan mengklik kanan Row atau Column kemudian pilih opsi yang tersedia.
Cara ini juga bisa Anda lakukan untuk menghapus row atau column yang sekiranya tidak dibutuhkan.
Menariknya lagi, selain menambahkan row dan column, Anda juga bisa menambahkan diagram maupun gambar bila diperlukan melalui menu “Insert”.
Karena pada menu tersebut tersedia beberapa pilihan untuk menambahkan gambar, function dan lainnya.
Cara Mengkonversi Excel ke Google Sheets
Setelah cara membuat Google Sheet selesai diterapkan, Anda bisa memindahkan atau mengkonversi dokumen Excel ke dalam Google Sheets tersebut jika diperlukan.
Caranya pun cukup mudah dan bisa disimak pada ulasan di bawah ini:
- Langkah pertama, silahkan klik menu File terlebih dahulu.
- Kemudian pilih opsi Impor lalu upload file dari laptop/desktop Anda.
Cara Membuat Google Sheet untuk Pemula
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, jika Google Sheets tidak jauh berbeda dengan Excel.
Karena dengan tools ini, Anda juga bisa membuat formula data di dalam cell yang tersedia.
Sedangkan cara membuat Google Sheet untuk pemula seperti berikut ini:
- Untuk mulai membuat formula di dalam Google Sheets, Anda kamu bisa mengetikkan tanda “=” di dalam cell.
- Setelah itu, Google Sheets akan menyediakan berbagai pilihan formula atau rumus yang bisa dgunakan sesuai dengan kebutuhan Anda, diantaranya:
-
- Operasi dasar matematika, yakni tanda tambah, kurang, bagi dan kali.
- Rumus transformasi teks, diantaranya =UPPER, =LOWER, atau =TRIM.
- Fungsi tanggal, misalnya =TODAY untuk menulis tanggal hari ini, dan =MONTH untuk menulis bulan dari tanggal tertentu.
- Google Sheets sendiri lumayan pintar dalam membantu penggunanya untuk memperluas formula dengan mudah dan cepat.
- Apabila Anda sudah membuat formula dan menghasilkannya di satu cell, maka tidak perlu lagi untuk menuliskan ulang di bawahnya.
- Karena Anda tinggal mengarahkan kursor ke sudut cell dan ketika ada ikon “+”, silahkan seret ke bawah untuk memperluas formula.
- Sebenarnya masih banyak lagi formula dan fungsi yang disediakan oleh Google Sheets kepada penggunanya dan untuk mengetahui secara lengkap, silahkan Anda kunjungi Google Support.
Cara Membagikan File serta Melindungi Data
Sama seperti Google Docs, file atau data yang ada di Google Sheets juga bisa dibagikan kepada orang lain misalnya rekan kerja dan lainnya.
Bahkan, orang yang Anda bagikan file Google Sheets tersebut, bisa mengeditnya ulang atau hanya melihatnya saja.
Tentu ini adalah salah satu keuntungan yang dimiliki oleh Google Sheets bila dibandingkan dengan Excel.
Karena untuk mengirim file Excel, Anda harus membuka email terlebih dahulu, sedangkan file Google Sheets bisa langsung dikirim tanpa perlu membuka email.
Inilah cara membagikan file serta melindungi data yang bisa diterapkan:
1. Membagikan File Google Sheets
- Silahkan klik opsi “File” kemudian pilih “Share” atau bisa langsung klik tombol “Share” yang berada di pojok kanan.
- Kemudian masukkan alamat email orang yang ingin Anda bagikan file Google Sheets.
- Selanjutnya tentukan permission levels, contohnya “View only” artinya hanya melihat atau “Can edit” artinya bisa mengedit file-nya secara langsung.
- Jika sudah, silahkan klik “Send“ dan nantinya orang yang Anda kirimi file akan mendapatkan notifikasi.
2. Melindungi Data
- Terlebih dahulu klikmenu “Data”> “Protected Sheets and Ranges“
- Lalu pilih “Range” atau “Sheet” untuk melindungi seluruh lembar data.
- Setelah itu, pilih data yang ingin Anda lindungi kemudian klik “Set permissions“.
- Silahkan pilih untuk menampilkan peringatan kesalahan kepada siapa saja yang mencoba untuk mengedit.
6. Cara Menggunakan Google Sheets Secara Offline
Setelah berhasil membuat Google Sheet, maka Anda bisa langsung menggunakannya secara online untuk berbagai keperluan.
Tentu hal ini tentu sangat berguna saat Anda sedang tidak memiliki kuota atau akses internet karena berada di dalam daerah dengan sinyal yang kurang baik.
Sedangkan cara menggunakan Google Sheets secara offline sebagai berikut:
- Pastikan Anda menggunakan browser Google Chrome dan jangan gunakan mode penyamaran.
- Kemudian install dan aktifkan ekstensi Google Documents Offline Chrome.
- Selain itu, pastikan juga jika Anda memiliki ruang penyimpanan yang cukup di perangkat yang digunakan.
- Lalu buka Google Drive> “Settings“.
- Setelah itu, berilah centang di kotak bagian “Offline“ dan Anda bisa meng-install Backup and Sync untuk mengerjakan dokumen offline Google Sheets dari desktop/laptop.
Demikian cara yang bisa diterapkan, bila ingin membuat Google Sheet untuk berbagai keperluan seperti pekerjaan dan lainnya.
Tools ini sangat bermanfaat untuk sebagian orang, khususnya yang bekerja sebagai karyawan kantor atau profesi lain yang berhubungan dengan data.
Google Sheet juga bisa dimanfaatkan bila Anda ingin meningkatkan produktivitas kerja. Semoga bermanfaat dan selamat mencoba.
